新たに事務所を開設する際、固定電話の導入は重要な準備事項の一つです。しかし、電話回線の種類やプランが多く、どれを選べばよいか迷う方も多いのではないでしょうか。
本記事では、事務所におすすめの固定電話回線の種類や選び方、便利なオプション機能、導入までの流れについて詳しくご紹介します。
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事務所の固定電話におすすめの回線の種類
事務所で固定電話を利用する場合、業務内容や従業員数に合った回線を選ぶことが重要です。現在利用できる主な電話回線の種類と、それぞれの特徴を把握しておきましょう。
アナログ回線の特徴
アナログ回線は、従来から広く利用されている固定電話サービスです。銅線を使って音声信号を伝送する仕組みで、停電時でも通話できるという大きなメリットがあります。災害時や緊急時の連絡手段として信頼性が高く評価されています。
ただし、1契約につき1番号・1回線が基本となるため、複数の電話番号や同時通話が必要な事務所には向いていない場合があります。
また、基本料金や通話料は他の回線と比較すると高めに設定されていることが多いです。インターネット回線を別途契約する必要があるため、事務所でインターネットも利用したい場合はトータルのコストが増加しやすい傾向にあります。
ひかり電話（光回線）の特徴
ひかり電話は、光ファイバー回線を利用したIP電話サービスです。基本料金や通話料がアナログ回線より安く、複数の電話番号や回線を追加できる点が事務所利用に適しています。市外局番から始まる電話番号を取得でき、ビジネス用途にも信頼性があります。
通話料は距離に関係なく全国一律であるため、遠方への電話が多い事務所ではコスト削減効果が期待できます。
また、インターネット回線と電話回線を1本にまとめられるため、配線がシンプルになり、通信コストの一元管理も可能です。ナンバーディスプレイや転送電話などのオプションも充実しており、事務所の業務効率化に役立ちます。停電時には利用できなくなる点には注意が必要です。
IP電話（050番号）の特徴
IP電話は、インターネット回線を利用した電話サービスで、「050」から始まる電話番号が付与されます。導入が比較的簡単で、基本料金や通話料を抑えられるケースが多いのが特徴です。
ただし、市外局番の電話番号ではないため、事務所の信頼性という面では不利になる場合があります。
また、050番号では緊急通報（110番、119番など）ができない点にも注意が必要です。メインの電話番号としてではなく、サブ回線や特定の用途に限定して利用するケースが多く見られます。コストを最優先する場合や、複数の電話番号を持ちたい場合に検討される選択肢です。
| 回線種別 | 電話番号 | 停電時 | 複数番号 | 特徴 |
| アナログ回線 | 市外局番 | 利用可能 | 別契約が必要 | 停電に強い・安定性重視 |
| ひかり電話 | 市外局番 | 利用不可 | 追加可能 | コスト削減・オプション充実 |
| IP電話 | 050番号 | 利用不可 | 追加可能 | 導入が簡単・緊急通報不可 |
【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/office_suitable/
【参考サイト】https://www.ntt.com/bizon/phone-bill-savings.html
【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/phone_recommendation/
事務所の固定電話選びでおすすめの確認ポイント
事務所に固定電話を導入する際は、必要な機能や将来の拡張性を考慮して選ぶことが重要です。金額だけで判断すると、後から「必要な機能が使えない」という事態になりかねません。
電話機の台数と回線数の決め方
事務所で必要な電話機の台数は、従業員数に加えて会議室や受付などの共用スペースも考慮して決めます。小規模事務所であれば、従業員分に加えて会議室用に1台程度を用意するのが一般的です。
電話回線の数は、同時に通話する最大人数を目安に検討します。電話とFAXを同時に使いたい場合は、最低でも2回線が必要です。繁忙時に電話が集中する業種では、着信数に余裕を持たせておくことで、通話中で電話を取りこぼす機会損失を防げます。将来の従業員増加も見据えて、拡張可能なプランを選んでおくと安心です。
電話番号の数と用途の整理
事務所で必要な電話番号の数は、用途ごとに整理して決めるのがおすすめです。代表番号とFAX番号を分けたい場合は、最低でも2番号が必要になります。部署ごとに直通番号を設けたい場合は、さらに番号が必要です。
電話番号を追加できるプランを選んでおけば、事業拡大時にも柔軟に対応できます。
また、電話番号の取得方法によっては、希望する番号の候補から選べる場合もあります。新規で電話番号を取得する場合と、既存の番号を引き継ぐ場合では手続きが異なるため、事前に確認しておきましょう。
インターネット回線との連携
現代の事務所運営において、インターネット環境は欠かせません。電話回線とインターネット回線をまとめて契約することで、配線がシンプルになり、管理の手間も軽減されます。光回線を利用すれば、高速で安定したインターネット接続と電話サービスを同時に利用できます。
別々に契約すると、それぞれに基本料金が発生し、トータルコストが高くなる場合があります。事務所内でWi-Fi環境を整えたい場合も、光回線をベースにしたサービスを活用することで、有線・無線の両方に対応した通信環境を構築できます。
| 確認ポイント | 内容 | 考慮事項 |
| 電話機の台数 | 従業員数＋共用スペース分 | 将来の増員も考慮 |
| 回線数 | 同時通話の最大人数が目安 | 電話・FAX併用なら2回線以上 |
| 電話番号数 | 用途ごとに整理して決定 | 代表・FAX・部署直通など |
| インターネット | 電話回線とまとめて契約 | コスト削減・配線簡素化 |
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事務所の固定電話におすすめの便利オプション機能
事務所で固定電話を効率的に活用するためには、業務に役立つオプション機能の活用がおすすめです。必要な機能を見極めて、無駄なく導入しましょう。
ナンバーディスプレイ（着信番号表示）
ナンバーディスプレイは、電話をかけてきた相手の電話番号を表示する機能です。事務所での電話対応において、ほぼ必須といえるオプションです。着信時に相手が誰か分かるため、適切な対応を素早く判断できます。
取引先やお客様からの電話であれば、過去のやり取りを確認してから応答することで、スムーズな対応が可能になります。
また、迷惑電話の判別にも役立ち、業務効率の向上につながります。顧客管理システムと連携させれば、着信と同時に顧客情報を画面に表示させることも可能です。事務所の電話対応品質を高めたい場合におすすめの機能です。
ボイスワープ（電話転送）
ボイスワープは、事務所にかかってきた電話を別の番号に転送する機能です。小規模事務所では、全員が外出していて電話を取れないという状況も起こりがちです。この機能を使えば、携帯電話などに転送できるため、大切な電話を逃すリスクを軽減できます。
転送先は複数設定できる場合もあり、優先順位をつけて転送することも可能です。
営業時間外は留守番電話に切り替えるなど、時間帯によって設定を変えることもできます。外出が多い事務所や、少人数で運営している事務所では、機会損失を防ぐために導入を検討したいオプションです。
キャッチホンと迷惑電話対策
キャッチホンは、通話中に別の電話がかかってきた場合に切り替えて応答できる機能です。回線数が限られている小規模事務所では、通話中でも重要な電話を受けられるため便利です。
一方、迷惑電話対策のオプションも事務所運営において重要です。迷惑電話おことわりサービスを利用すれば、特定の番号からの着信を拒否したり、非通知の電話をブロックしたりできます。営業電話や迷惑電話に業務時間を取られることを防ぎ、本来の業務に集中できる環境を整えられます。
| オプション名 | 機能 | メリット |
| ナンバーディスプレイ | 着信番号を表示 | 相手を確認してから応答可能 |
| ボイスワープ | 別の番号に転送 | 外出中でも電話対応可能 |
| キャッチホン | 通話中の着信に応答 | 重要な電話を逃さない |
| 迷惑電話対策 | 特定番号をブロック | 業務効率の向上 |
事務所の固定電話におすすめの電話機の種類
事務所で使用する電話機には複数の種類があり、事務所の規模や利用方法に応じて適切な機器を選ぶことが業務効率化につながります。
家庭用電話機の活用
家庭用電話機は、事務所でも利用することができます。従業員が少なく、同時通話数も1〜2程度であれば、家庭用電話機で十分対応できるケースもあります。導入コストを抑えたい場合や、まずは最小限の設備で始めたい場合に検討される選択肢です。
ただし、複数の電話機で着信を共有したり、内線通話を行ったりする機能はありません。
従業員が増えたり、電話の利用頻度が高くなったりした場合は、ビジネスフォンへの切り替えを検討する必要が出てきます。小規模な事務所や、電話の利用が限定的な業種では、家庭用電話機で運用を開始するのも一つの方法です。
ビジネスフォン（PBX）の導入
ビジネスフォンは、1つの着信を複数の電話機で受けたり、内線通話を行ったりできる電話システムです。主装置と呼ばれる制御装置を設置し、複数の電話機を接続して利用します。事務所内での取り次ぎや転送がスムーズに行え、業務効率が大幅に向上します。
複数の従業員が電話対応を行う事務所では、ビジネスフォンの導入がおすすめです。
導入には主装置の設置工事が必要となり、初期費用がかかります。電話機の台数や機能によって費用が変わるため、事務所の規模や予算に合わせて検討しましょう。将来の拡張性も考慮して、余裕のあるシステムを選んでおくと安心です。
クラウドPBXの特徴
クラウドPBXは、ビジネスフォンの主装置をクラウド上に設置したサービスです。従来のビジネスフォンの機能に加えて、スマートフォンやパソコンでも電話応対を行えるのが大きな特徴です。外出先でも事務所の電話番号で発着信できるため、テレワークや外回りが多い事務所に適しています。
主装置の設置工事が不要なため、導入までの期間が短く、初期費用を抑えられる場合があります。
ただし、月額料金が発生するため、長期的なコストを比較検討することが重要です。インターネット環境に依存するため、通信品質の安定性も確認しておきましょう。
| 電話機の種類 | 特徴 | おすすめの事務所 |
| 家庭用電話機 | 導入コストが低い | 少人数・電話利用が限定的 |
| ビジネスフォン | 内線・取り次ぎが可能 | 複数人で電話対応を行う |
| クラウドPBX | スマホ・PCでも対応可能 | テレワーク・外出が多い |
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事務所への固定電話導入の手続きと流れ
事務所への固定電話導入は、申し込みから開通まで一定の手順を踏みます。事前に流れを把握しておくことで、事務所開設に合わせたスムーズな導入が可能になります。
導入前の準備と確認事項
固定電話を申し込む前に、いくつかの確認事項があります。まず、事務所の所在地で希望する回線が利用可能かを確認する必要があります。特に光回線の場合、提供エリア外の地域や建物では利用できないことがあります。
必要な電話番号の数、同時通話数、利用したいオプションサービスなどを事前に整理しておきましょう。電話機の種類（家庭用電話機、ビジネスフォン、クラウドPBXなど）も決めておくと、プラン選びがスムーズに進みます。既存の電話番号を引き継ぎたい場合は、番号ポータビリティの可否も確認が必要です。
申し込みから電話番号決定まで
申し込みは、電話やWebフォームから行えることが一般的です。事務所名、設置場所の住所、希望するプランやオプションなどの情報を伝えます。法人や個人事業主の場合、登記簿謄本や開業届、本人確認書類などの提出を求められることがあります。
申し込み後、電話番号の決定と工事日程の調整が行われます。電話番号は複数の候補から選べる場合もあります。急ぎで電話を使いたい場合は、その旨を伝えることで対応を調整してもらえるケースもあります。不明点があれば、申し込み時に確認しておきましょう。
工事と開通
工事内容は回線の種類によって異なります。光回線の場合は、光ファイバーの引き込みと機器の設置が主な作業です。ビジネスフォンを導入する場合は、主装置の設置や電話機の配線工事も行われます。
工事当日は立ち会いが必要な場合があるため、スケジュールを調整しておきましょう。工事完了後、発着信のテストを行い、正常に通話できることを確認します。テストには電話機が必要となるため、工事日までに電話機を用意しておく必要があります。
| ステップ | 内容 | ポイント |
| 事前準備 | エリア確認、必要機能の整理 | 電話機の種類も決めておく |
| 申し込み | プラン選択、必要書類の提出 | 法人は登記簿謄本が必要な場合あり |
| 番号決定 | 電話番号の取得・通知 | 候補から選べる場合あり |
| 工事 | 回線引き込み、機器設置 | 立ち会いが必要な場合あり |
| 開通 | 発着信テスト、利用開始 | 電話機を事前に用意 |
事務所の固定電話おすすめに関するよくある質問
事務所への固定電話導入を検討する際に、多くの方が疑問に感じるポイントをまとめました。事前に不明点を解消しておくことで、安心して導入を進められます。
Q1. 小規模事務所におすすめの固定電話回線はどれですか？
小規模事務所には、ひかり電話がおすすめされることが多いです。基本料金や通話料が安く、ナンバーディスプレイや転送電話などのオプション機能も充実しています。インターネット回線と一本化できるため、通信環境をまとめて管理できる点もメリットです。
便利なオプションがセットになったプランを選べば、個別に契約するよりもお得に利用できる場合があります。
ただし、事務所の利用状況によって最適な回線は異なります。通話頻度が非常に少ない場合や、停電時の利用を重視する場合は、他の選択肢も検討してみてください。自社の利用パターンを把握した上で、トータルコストを比較検討することをおすすめします。
Q2. 事務所の固定電話で電話とFAXを同時に使いたい場合はどうすればよいですか？
電話とFAXを同時に使いたい場合は、電話番号を2番号、電話回線を2回線以上確保する必要があります。1番号・1回線のみでは、電話中にFAXを受信できなかったり、FAX送信中に電話を受けられなかったりします。
ひかり電話であれば、オプションで電話番号や回線を追加できるプランがあります。電話用とFAX用で番号を分けておけば、相手にも分かりやすく、業務の効率化にもつながります。申し込み時に、電話とFAXの両方を使いたい旨を伝えて、適切なプランを選びましょう。
Q3. 事務所の従業員が増えた場合、電話回線を追加できますか？
多くの電話サービスでは、契約後に電話番号や回線を追加できる仕組みがあります。事業拡大や従業員増加に伴い、電話環境を拡張したい場合に対応可能です。
ただし、プランによっては追加できる番号数や回線数に上限が設けられている場合があります。
将来の拡張を見据えて、あらかじめ余裕のあるプランを選んでおくことをおすすめします。上限を超えて回線が必要になった場合は、より大規模なオフィス向けのプランへの切り替えが必要になることもあります。導入時に、将来の事業計画も考慮してプランを選びましょう。
| 質問 | 回答のポイント |
| おすすめの回線 | ひかり電話が多く選ばれている、利用状況により異なる |
| 電話とFAXの併用 | 2番号・2回線以上を確保 |
| 回線の追加 | 多くのプランで追加可能、上限に注意 |
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当社サービス利用者の声
事務所に固定電話を導入した方々から、さまざまな声が寄せられています。導入前の課題や導入後の変化について、参考になる事例をご紹介します。
利用者の声1
「新しく事務所を開設するにあたり、固定電話とインターネットをまとめて導入したいと考えていました。電話回線の種類やプランが多く、どれを選べばよいか分からなかったのですが、必要な機能を整理した上で提案を受け、自社に合ったプランを選ぶことができました。
電話とFAXで番号を分けられたので、お客様にも分かりやすいと好評です。ナンバーディスプレイも導入したことで、着信時に相手を確認してから応答できるようになり、電話対応がスムーズになりました。通信費も以前より抑えられています。」（サービス業・従業員5名）
利用者の声2
「開業準備で忙しい中、できるだけ早く事務所の固定電話を使いたいという状況でした。希望を伝えたところ、スケジュールを調整してもらい、予定通りに開通することができました。
転送電話のオプションも付けたので、外出中でも大切な電話を逃さずに済んでいます。小規模な事務所なので、オプションがセットになったプランを選んだのですが、個別に契約するよりもお得に利用できているようです。困ったときに相談できる窓口があるのも安心です。」（販売・小売業・従業員3名）
利用者の声3
「以前は家庭用の電話機を使っていましたが、従業員が増えて電話の取り次ぎが大変になってきたため、ビジネスフォンの導入を検討しました。電話回線と合わせて相談したところ、事務所の規模に合った構成を提案してもらえました。
内線機能が使えるようになったことで、取り次ぎがスムーズになり、業務効率が上がりました。事務所内の配線もすっきりして、見た目も良くなりました。今後従業員が増えても対応できるプランにしておいたので、拡張の際も安心です。」（不動産業・従業員8名）
| 業種 | 導入の決め手 | 導入後の効果 |
| サービス業 | 電話・インターネットの一本化 | 電話対応の効率化、コスト削減 |
| 販売・小売業 | スピード対応、オプションセット | 外出中も電話対応可能 |
| 不動産業 | ビジネスフォン導入 | 取り次ぎ効率化、拡張性確保 |
まとめ
事務所の固定電話を選ぶ際は、回線の種類、必要な機能、将来の拡張性を総合的に検討することが重要です。ひかり電話は基本料金・通話料の面でメリットが多く、オプション機能も充実しているため、多くの事務所で選ばれています。自社の利用状況に合ったプランを選び、効率的な電話環境を整えましょう。